La présente annexe vient compléter les CGV conclues entre TEC3H et le Professionnel
de l’automobile. Elle vise à préciser les conditions applicables aux traitements de
données personnelles réalisés dans le cadre de la fourniture des Services aux
Professionnels de l’automobile sur l’intranet.
A ce titre, il convient de rappeler que le Professionnel de l’automobile est seul
responsable du choix des Services souscrits auprès de TEC3H et s’assure que les
Services choisis répondent à ses besoins compte tenu de son activité et des
traitements qu’il réalise.
TEC3H et le Professionnel de l’automobile pourront être ci-après appelés ensemble
« Parties » ou individuelle « Partie ».
Cette annexe vient compléter les CGV. Toutefois, en cas de dispositions
contradictoires entre une et/ou plusieurs dispositions des CGV et de la présente
annexe, les dispositions de l’annexe prévaudront sur les CGV.
Les termes qui sont définis par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen
et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard
du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces
données (RGPD) ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans le cadre de la
présente annexe.
Cette annexe s’applique conformément à l’article 28 du RGPD, aux traitements de
données personnelles mis en oeuvre par TEC3H en sa qualité de Sous-traitant pour
lesquelles elle intervient sur instructions du Professionnel de l’automobile.
Cette annexe ne s’applique pas aux traitements de données personnelles mis en
oeuvre par TEC3H seule en sa qualité de Responsable du traitement qui sont détaillés
dans la Politique de données personnelles.
Chaque Partie s’engage à respecter strictement la réglementation en vigueur
applicable au traitement de données à caractère personnel, en particulier le RGPD,
et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite « informatique et libertés » (ensemble
désignés la « Réglementation Données personnelles »).
TEC3H en sa qualité de Sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du
Professionnel de l’automobile les opérations de traitement de données à caractère
personnel dans les conditions qui suivent.
1 - Objet du traitement
TEC3H en sa qualité de Sous-traitant est autorisée à traiter pour le compte du
Professionnel de l’automobile les données personnelles nécessaires pour fournir les
Services.
La nature des opérations réalisées sur les données personnelles est :
- Le stockage
- L’import
- L’export
- Le renseignement d’informations dans le compte du Professionnel de l’automobile
- Les statistiques
- Le transfert
- Les API
TEC3H s’engage à stocker l’ensemble des données personnelles des Professionnels
de l’automobile sur le territoire de l’Union Européenne.
Les traitements détaillés ci-dessus pourront être complétés par une modification de
la présente annexe indiquant les nouveaux traitements de données personnelles
confiés par le Professionnel de l’automobile à TEC3H.
Les données personnelles sont traitées pour répondre aux finalités suivantes :
- Faciliter la gestion du compte du Professionnel de l’automobile
- Permettre la sauvegarde des données personnelles confiées
- Permettre le transfert de données personnelles collectées par le Professionnel de l’automobile à ses partenaires
- Faciliter la saisie des données personnelles des clients des Professionnels de l’automobile
Les données à caractère personnel traitées sont :
- Les coordonnées (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone professionnel, date et lieu de naissance, profession)
- Les informations professionnelles (raison sociale, numéro de SIRET/ SIREN, numéro de TVA)
- Les documents (pièce d’identité, permis de conduire)
Les catégories de personnes concernées sont les clients des Professionnels de
l’automobile.
2 - Obligations des Parties
TEC3H s'engage à :
- traiter les données personnelles confiées par le Professionnel de
l’automobile uniquement pour les finalités détaillées à l’article « Objet
du traitement » et conformément aux instructions documentées
adressées par celui-ci. Si TEC3H considère qu'une instruction constitue
une violation de la Réglementation Données personnelles ou de toute
autre disposition relative à la protection des données personnelles, il en
informe immédiatement le Professionnel de l’automobile.
- ne pas accéder, utiliser ou traiter les données personnelles à d’autres fins
que celles nécessaires à l’exécution des Services
- informer le Professionnel de l’automobile, avant le traitement, de toute
obligation lui imposant de procéder à un transfert de données en dehors
de l’Union Européenne
- garantir la confidentialité et la sécurité des données à caractère
personnel traitées
- veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère
personnel :
- s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises
à une obligation légale appropriée de confidentialité
- reçoivent la formation nécessaire en matière de protection
des données à caractère personnel
- prendre en compte les principes de protection des données dès la
conception et de protection des données par défaut
TEC3H met à la disposition du Professionnel de l’automobile la documentation
nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations en matière de
traitement des données personnelles.
Le Professionnel de l’automobile s'engage quant à lui à :
- fournir à TEC3H l’ensemble des données personnelles nécessaires au
traitement confié
- documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des
données personnelles par TEC3H
- veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect
des obligations prévues par la Réglementation Données personnelles de
la part de TEC3H
- informer immédiatement TEC3H de tout incident de sécurité
- s’assurer que le traitement des données personnelles réalisé dans le
cadre de l’exécution des Services a une base juridique appropriée
(consentement, intérêt légitime…)
- s’assurer que la personne concernée est informée du traitement de ses
données personnelles dans des termes clairs et simples, aisément
accessibles et faciles à comprendre, et ait la possibilité d’exercer
facilement ses droits relatifs aux données personnelles
- garantir la sécurité des données personnelles qui ne relèvent pas du
périmètre de TEC3H
Le Professionnel de l’automobile est seul Responsable du traitement des
informations et instructions communiquées à TEC3H.
3 - Sous traitance
TEC3H en tant que Sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (le « Soustraitant
ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas,
TEC3H doit informer au préalable et par écrit le Professionnel de l’automobile de tout
changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’un Sous-traitant
ultérieur. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement soustraitées,
l’identité et les coordonnées du Sous-traitant ultérieur et les dates du
contrat de sous-traitance.
Le Professionnel de l’automobile dispose d’un délai de trente (30) jours à compter
de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette
sous-traitance ne peut être effectuée que si le Professionnel de l’automobile n'a pas
émis d'objection pendant le délai convenu, étant précisé que l’absence de réponse
vaut acceptation.
Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations de la présente annexe
pour le compte et selon les instructions du Professionnel de l’automobile. Il
appartient à TEC3H de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les garanties
suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles
appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la
Réglementation Données personnelles. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses
obligations en matière de protection des données personnelles, TEC3H demeure pleinement responsable devant le Professionnel de l’automobile de l’exécution de
ses obligations.
Les Sous-traitants ultérieurs de TEC3H sont :
- OVH
- Google
- Serveur de back-up interne
Il appartient au Professionnel de l’automobile de fournir l’information aux personnes
concernées quant aux traitements réalisés et à leurs droits, au moment de la collecte
des données personnelles.
Dans l’hypothèse où TEC3H procède à la collecte de données personnelles auprès
des personnes concernées, il lui appartient de fournir, au moment de la collecte, aux
personnes concernées par les opérations de traitement, l’information relative aux
traitements de données qu’elle réalise. La formulation et le format de l’information
doivent être convenus avec le Professionnel de l’automobile en sa qualité de
Responsable du traitement, avant ladite collecte de données personnelles.
Dans la mesure du possible, TEC3H doit aider le Professionnel de l’automobile à
s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des
personnes concernées : droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition,
droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas
faire l'objet d'une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès de TEC3H des demandes
d'exercice de leurs droits, TEC3H doit adresser ces demandes au Professionnel de
l’automobile afin que celui-ci puisse répondre à ces demandes dans les délais prévus
par la Réglementation Données personnelles.
Le Professionnel de l’automobile accepte toutefois que dans l’hypothèse où une telle
coopération de TEC3H engendrerait des frais importants pour cette dernière, celleci
pourra facturer son intervention au Professionnel de l’automobile, sous réserve
d’avoir obtenu son accord préalable.
5 - Aide de TEC3H dans le cadre du respect par le Professionnel de
l’automobile de ses obligations
TEC3H notifie au Professionnel de l’automobile toute violation de données à
caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance en
adressant un e-mail aux coordonnées mentionnées dans l’Intranet. Cette notification
est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Professionnel
de l’automobile, si nécessaire, de notifier cette violation à l'autorité de contrôle
compétente.
TEC3H s’engage à collaborer activement avec le Professionnel de l’automobile pour :
- la réalisation d'analyses d'impact relative à la protection des données
personnelles
- la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle
6 - Mesures de sécurité
TEC3H s’engage à mettre en oeuvre des mesures de sécurité organisationnelles et
informationnelles pour garantir un niveau de sécurité adéquat aux données
personnelles traitées, et notamment les mesures suivantes :
- l’accès sécurisé à ses locaux
- l’accès sécurisé à l’infrastructure dans laquelle les données du
Professionnel de l’automobile sont stockées
- la protection par un mot de passe sécurisé de l’accès à l’intranet
- un système qui isole les Professionnels de l’automobile les uns des
autres
- la mise à jour régulière et la prise en compte des correctifs de sécurité
7 - Sort des données
Lorsque le Professionnel de l’automobile résilie son abonnement à l’intranet TEC3H,
TEC3H désactive les sessions rattachées à ce Professionnel de l’automobile. Les
données à caractère personnel des Professionnels de l’automobile et de leurs clients
sont alors conservées pendant une durée de trois (3) ans uniquement à des fins
d’analyses et statistiques. Au-delà, ces données personnelles sont supprimées sauf
si une demande émise par une autorité judiciaire ou administrative ou encore la
législation applicable en France et en Union Européenne en exige autrement.
Le Professionnel de l’automobile est seul responsable du sort des données
personnelles en cas de résiliation de l’abonnement et doit s’assurer de prendre les
mesures nécessaires à leur conservation avant la résiliation et donc la suppression
par TEC3H.
8 - Contact
Pour toutes demandes, TEC3H peut être contacté aux coordonnées suivantes :
- par e-mail : contact@tec3h.com
- par courrier postal : Avenue du Phare de la Balue 35520 La Mézière
- par téléphone : 02 99 31 35 34
9 - Responsabilité et assurance
Responsabilité de TEC3H en sa qualité de Sous-traitant
TEC3H s’engage à exécuter les traitements avec son propre matériel dont il sera
responsable des dommages qu’il pourrait causer ou subir.
TEC3H ne peut être tenu pour responsable que des dommages causés par un
traitement pour lequel il n’a pas respecté les obligations prévues par le RGPD qui
incombent spécifiquement aux sous-traitants ou pour lequel il a agi en-dehors des
instructions données par le Professionnel de l’automobile ou contrairement à celles-ci.
Responsabilité du Professionnel de l’automobile en sa qualité de Responsable du
traitement
Le Professionnel de l’automobile dégage la responsabilité du Sous-traitant et le
garantit de toutes les conséquences d’une action qui trouverait sa source dans les
informations et /ou données à caractère personnel qu’il a fournies à celui-ci.
Le Professionnel de l’automobile est de ce fait responsable des informations qu’il
transmet à TEC3H.
Lorsque les Parties sont impliquées dans un traitement qui a causé un dommage à
une personne concernée, le Professionnel de l’automobile prend en charge, dans un
premier temps, l’intégralité de la réparation effective (ou toute autre compensation)
due à la personne concernée et, dans un second temps, peut réclamer à TEC3H la
part de la réparation correspondant à la part de responsabilité de TEC3H le
dommage.
Dernière mise à jour - 13/09/2022